2Q. 2P. CLASE 2. TOMA DESICIONES EN GESTION DE PROYECTOS

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos también conocida como gerencia o administración de proyectos es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y costo definidos: sin estrés y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

Características o atributos comunes

Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados, sin estres y con buen clima laboral y contractual)

Calendario de actividades (debe tener un programa detallado de actividades en función del tiempo -o plan de trabajo- cónsono con alcance, metas, talentos y recursos...)

Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo, inter relacionando con visión de totalidad los múltiples elementos componentes y las inter relaciones entre ellos)

Administra recursos (especifica y logra disponibilidad de talentos (conocimientos y competencias), capital y esfuerzo humano de diversas áreas de la organización, comunidad, etc.)

Organización matricial (define estructura, sistemas, valores, simbolos, personas y talentos, asigna responsabilidades y recursos: talentos y logros vs. compensaciones fijas y variables; x ej. consultor, coach, facilitador, ejecutor, diseñador, gerente, patrocinador, cliente interno, etc.)

Sistema de comunicación y control (sistema manual o automatizado de registro y difusión de documentación e información sobre marcha del proyecto, precisando desviaciones y correctivos)

Características

De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) las características de un proyecto son:

Temporal

Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se ha logrado alcance y objetivos del proyecto o cuando queda claro que el alcance y objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad a satisfacer -por el proyecto- ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos rutinarios. No debe confundirse cumplir el alcance (p. ej.: planta productora y comercializadora de cronopios, perfectamente operativa según especificaciones, incluso de productividad (calidad, eficiencia y efectividad))) con los objetivos comerciales ulteriores de dicha planta (p. ej.: comercialización competitiva y rentable)...

Productos -bienes y/o servicios- o resultados únicos

Un proyecto crea productos entregables -bienes y/o servicios o resultados únicos, pudiendo crear:

• Un producto -bien o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente o un servicio prestado.

• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de producción o de prestación de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la producción, la distribución, etc.

• Un resultado como, por ejemplo, salidas, documentos, ideas... Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad...

La singularidad es una característica importante de los productos o entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. Por otra parte se prestan miles de horas de servicio de consultoría, etc., pero cada consultoría es diferente, con diferentes clientes y diferentes consultores, resolviendo situaciones diferentes, etc., etc. La presencia de elementos repetitivos -en la procucción de bienes o en la prestación de servicios- no cambia la condición fundamental de único...

Elaboración gradual

La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos -bienes y/o servicios- y entregables asociados. La elaboración gradual no debe confundirse con lentitud ni corrupción del alcance.

Gestor de proyecto

El artículo principal de esta categoría es Gerente de proyecto.

La gestión de proyectos, muchas veces, es responsabilidad de un solo individuo. Este individuo raramente participa de manera directa en las actividades que producen el resultado final. En vez de eso se esfuerza por mantener el progreso y la interacción mutua productiva de las varias partes de manera que el riesgo general de fracasar se disminuya.

Un gerente de proyectos es muchas veces un representante del cliente y debe determinar e implementar la satisfacción y atención de las necesidades e inquietudes exactas del cliente, basándose en su conocimiento de la firma que representa... y las características y atributos de los productos -bienes y/o servicios- entregados. La habilidad de adaptar los múltiples procedimientos internos de la parte contratante y la forma de estrechar los lazos con los representantes seleccionados es esencial para asegurar que los objetivos clave de alcance, costo, tiempo, y calidad y, sobre todo, satisfacción del cliente, sin stress y con buen clima interpersonal, se hagan realidad

Microsoft Project (o MSP)  
Tutorial ayudas Aqui  
descargar Aqui 
SI LE PIDE CLAVE DE ACTIVACION DE PROJECT : TM789-BFQYC-J333W-MG4KK-TVV8G

es un softwrae de administración de poyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI  (Project Management Institute).

Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construcción, arte… lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto.

OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN.

Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.

Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres…).

Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.

Visualizar cambios

Cuando modificamos algún dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos.

Por defecto, esta función está activa pero podemos activarla/desactivarla desde es menú Ver → Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.

Empezar a trabajar con Project. (V)

1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto.

Por defecto, Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin.

Para ello, antes de comenzar:

1. Ir al menú Proyecto → Información del proyecto

Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la guía del proyecto o haciéndolo a través de las funciones que se encuentran dentro de los menús. En este curso utilizaremos la guía ya que esto nos permitirá comenzar de manera más organizada.

Definir la fecha de comienzo del proyecto.

Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cuál comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a éstos así que optaremos por la opción No y seguiremos adelante con el asistente.

Definir períodos laborables.

Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto.

Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplo definir un calendario para un recurso ó una tarea en particular.

Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha excepción.

Ahora pasemos al paso 4.

En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidad de días por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos.

En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir.

Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.

Ejercicios unidad 1: Empezar a trabajar con Project.

En este primer ejercicio crearemos el archivo construccion.mpp. En base a éste se irán creando los ejercicios posteriores.

1.            Accede al programa.

2.            Examina el entorno de trabajo de Project.

3.            Desde el panel de la guía comienza definiendo una fecha de comienzo para el proyecto.

4.            Define el período laborable de lunes a viernes de 8 hs a 12 hs y 1 hs a 5 hs y los sábados de 9 hs a 2 hs.

5.            Por lo menos tiene que haber, dentro de los 30 días posteriores a la fecha de inicio, un día feriado.

6. Guarda el proyecto con el nombre construccion.mpp.

TALLER PARA PROXIMA CLASE
(PROYECTO POR SUMATIVA)
FECHA DE ENTREGA JUEVES 12/DIC/2013

instrucciones:
DESCARGUE EL SOFTWARE E INSTALE  Aqui
SI LE PIDE CLAVE DE ACTIVACION DE PROJECT : TM789-BFQYC-J333W-MG4KK-TVV8G

AYUDA PARA INGRESO DE DATOS A PROJECT Aqui

• DESCRIBA EL TEMA DEL PROYECTO A GESTIONARSE (debes ser de un producto ó un servicio)
• DESCRIBA EL ANTECEDENTE DEL PROYECTO, Indicar el origen de la idea del proyecto, breve reseña de las relaciones establecidas entre las partes que pueden llevar a la formulación del proyecto.
• CONFIGURE EL HORARIO DE LABORES (8 horas)

• DEFINA LA LISTA DE TAREAS Y SUBTAREAS DEL PROYECTO EN ORDEN SECUENCIAL, 
• DEFINA LAS FECHAS DE CADA TAREA Y SU DURACION,
• ASIGNE LOS RECURSOS DE CADA TAREAS (sea humano ó maquina)
• VERIFIQUE QUE SE CUMPLA EL PROYECTO ENMAXIMO 60 DIAS.
• ELABORE EL DIAGRAMA GANTT
• IMPRIMA LA HOJA DE TAREAS.
• IMPRIMA LA HOJA DEL DIAGRAMA.
• ENTREGUE AL PROFESOR.